ADATKEZLÉSI SZABÁLYZAT
Adatvédelmi irányelvek, adatkezelés BITRONIX Kft. 2018 július 1.-től
ADATKEZLÉSI SZABÁLYZAT
|
CÉGNÉV:
|
Bitronix Kft. |
|
SZÉKHELY:
|
1043 Budapest, Csányi L. u. 34. |
|
ADÓSZÁM:
|
13111210-2-41 |
|
CÉGJEGYZÉKSZÁM:
|
Cg-01-09-719241 |
|
KÉPVISELI:
|
Dósai Zoltán vagy Philipp Tibor |
|
: |
(a továbbiakban: Társaság)
|
Jelen Szabályzat a Társaság adatkezelési tevékenységének belső szabályait tartalmazza AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETÉNEK - (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) – való megfelelés céljából.
A Szabályzat megállapítása és módosítása az ügyvezető hatáskörébe tartozik.
Kelt, Budapesten, 2018 május hó 25. napján
__________________________
ügyvezető
Figyelem!
Adaptálás előtt olvassa el az Útmutatót is!
A kék színnel jelölt részek felülvizsgálandók, módosítandók, vagy törlendők, ha az érintett rendelkezést nem alkalmazza a cég.
TARTALOMJEGYZÉK
I. FEJEZET - ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.§ Bevezetés
2. § A Szabályzat célja
3. § A Szabályzat hatálya
4. § Fogalommeghatározások
II. FEJEZET - AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA
5. § Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján
III. FEJEZET - MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSEK
6. § Munkaügyi, személyzeti nyilvántartás
7. § Alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatos adatkezelés
8.§ Felvételre jelentkező munkavállalók adatainak kezelése, pályázatok, önéletrajzok
9. § E-mail fiók használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
10. § Számítógép, laptop, tablet ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
11. § A munkahelyi internethasználat ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
12.§ Céges mobiltelefon használatának ellenőrzésével kapcsolatos adatkezelés
13. § GPS navigációs rendszer alkalmazásával kapcsolatos adatkezelés
14. § Munkahelyi be- és kiléptetéssel kapcsolatos adatkezelés
15. § Munkahelyi kamerás megfigyeléssel kapcsolatos adatkezelés
IV. FEJEZET - SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK
16. § Szerződő partnerek adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása
17.§ Jogi személy ügyfelek, vevők, szállítók természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai
18. § Látogatói adatkezelés a Társaság honlapján - Tájékoztatás sütik (cookie)
alkalmazásáról
19. § Regisztráció a Társaság honlapján
20 § Hírlevél szolgáltatáshoz kapcsolódó adatkezelés
21. § Közösségi irányelvek / Adatkezelés a Társaság Facebook oldalán
22. § Adatkezelés a Társaság webáruházában
23. § Ajándéksorsolás szervezésével kapcsolatos adatkezelés
24. § Direkt marketing célú adatkezelés
V. FEJEZET - JOGI KÖTELEZETTSÉGEN ALAPULÓ ADATKEZELÉSEK
26. § Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából
27. § Kifizetői adatkezelés
28. § A Levéltári törvény szerint maradandó értékű iratokra vonatkozó adatkezelés
29. § Adatkezelés pénzmosás elleni kötelezettségek teljesítése céljából
VI. FEJEZET - ADATBIZONSÁGI INTÉZKEDÉSEK
30. § Adatbiztonsági intézkedések
VII. FEJEZET - A TÁRSASÁG ADATFELDOLGOZÓ TEVÉKENYSÉGE
31.§ Adatfeldolgozó tevékenységek
32. § Adatfeldolgozói garancianyújtás
33. § A megbizó (adatkezelő) kötelezettségei és jogai
34. § Társaságunk, mint adatfeldolgozó kötelezettségei és jogai
35. A Társaság adatfeldolgozási tevékenységének általános szerződési feltételei
VIII. FEJEZET - ADATVÉDELMI INCIDENSEK KEZELÉSE
36. § Az adatvédelmi incidens fogalma
37. § Adatvédelmi incidensek kezelés, orvoslása
38. § Adatvédelmi incidensek nyilvántartása
IX. FEJEZET - AZ ÉRINTETT SZEMÉLY JOGAI
39.§ Összefoglaló tájékoztatás az érintett jogairól
40.§ Részletes tájékoztatás az érintett jogairól
X. FEJEZET - AZ ÉRINTETT KÉRELMÉNEK ELŐTERJESZTÉSE, AZ ADATKEZELŐ INTÉZKEDÉSEI
41.§ Intézkedések az érintett kérelme alapján
XI. FEJEZET - ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
42. § A Szabályzat megállapítása és módosítása
43. § Intézkedések a szabályzat megismertetése
MELLÉKLETEK
|
1. melléklet |
Adatkérő lap személyes adatok hozzájáruláson alapuló kezeléséhez |
|
2. melléklet |
Adatkezelési tájékoztató az érintett természetes személy jogairól személyes adatai kezelése vonatkozásában |
|
3. melléklet |
Tájékoztató a munkavállaló személyes adatainak kezeléséről és személyhez fűződő jogokról |
|
4. melléklet |
Tájékoztató munkavállaló részére alkalmassági vizsgálatáról |
|
5. melléklet |
Látogatói tájékoztató kamerás megfigyelőrendszer alkalmazásáról |
|
6. melléklet |
Adatkezelési kikötés természetes személlyel kötött szerződéshez |
|
7. melléklet |
Hozzájáruló nyilatkozat jogi személy szerződő partnerek természetes személy képviselőinek elérhetőségi adatai kezeléséhez |
|
8. melléklet |
Az adatfeldolgozó munkavállalóinak titoktartási nyilatkozata |
|
9.a melléklet |
Az adatfeldolgozási tevékenység általános szerződési feltételei - standard |
|
9.b melléklet |
Az adatfeldolgozási tevékenység általános szerződési feltételei - könyvelőirodák részére |
|
10. melléklet |
Munkaszerződési kikötés az adatkezelési szabályzat megismeréséről, alkalmazásáról és titoktartási kötelezettségről |
|
|
|
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.§ Bevezetés
A Társaság kinyilvánítja, hogy adatkezelési tevékenységét - a megfelelő belső szabályok, technikai és szervezési intézkedések meghozatalával – úgy végzi, hogy az minden körülmények között feleljen meg AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETÉNEK - (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: Rendelet) – továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) rendelkezéseinek.
2. § A Szabályzat célja
1. A Szabályzat célja azon belső szabályok megállapítása és intézkedések megalapozása, amelyek biztosítják, hogy a Társaság adatkezelő tevékenysége megfeleljen a Rendelet, és az Infotv. rendelkezéseinek.
2. A Szabályzat célja továbbá, hogy a Rendeletnek, és az abban megfogalmazott, a személyes adatok kezelésére vonatkozó elveknek (5. cikk) való megfelelés Társaság általi igazolására szolgáljon.
3. § A Szabályzat hatálya
(1) E Szabályzat hatálya természetes személyre vonatkozó személyes adatok Társaság általi kezelésére terjed ki.
(2) Egyéni vállalkozó, egyéni cég, őstermelő ügyfeleket, vevőket, szállítókat e szabályzat alkalmazásában természetes személynek kell tekinteni.
(3) A Szabályzat hatálya nem terjed ki az olyan személyes adatkezelésre, amely jogi személyekre vonatkozik, beleértve a jogi személy nevét és formáját, valamint a jogi személy elérhetőségére vonatkozó adatokat. (GDPR (14))
4. § Fogalommeghatározások
E Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalommeghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat:
1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;
3. „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;
4. „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;
5. „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;
6. „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;
7. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;
8. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;
9. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;
10. „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;
11. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;
12. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
II. FEJEZET
AZ ADATKEZELÉS JOGSZERŰSÉGÉNEK BIZTOSÍTÁSA
5. § Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján
(1) A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett hozzájárulását személyes adatai kezeléséhez az 1. számú melléklet szerinti adatkérő lapon kell kérni.
(2) Hozzájárulásnak minősül az is, ha az érintett a Társaság internetes honlapjának megtekintése során bejelöl egy erre vonatkozó négyzetet, az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások igénybevétele során erre vonatkozó technikai beállításokat hajt végre, valamint bármely egyéb olyan nyilatkozat vagy cselekedet is, amely az adott összefüggésben az érintett hozzájárulását személyes adatainak tervezett kezeléséhez egyértelműen jelzi. A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés ezért nem minősül hozzájárulásnak.
(3) A hozzájárulás az ugyanazon cél vagy célok érdekében végzett összes adatkezelési tevékenységre kiterjed. Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan meg kell adni.
(4) Ha az érintett hozzájárulását olyan írásbeli nyilatkozat keretében adja meg, amely más ügyekre is vonatkozik – pl, értékesítési, szolgáltatási szerződés megkötése - a hozzájárulás iránti kérelmet ezektől a más ügyektől egyértelműen megkülönböztethető módon kell előadni, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világos és egyszerű nyelvezettel. Az érintett hozzájárulását tartalmazó ilyen nyilatkozat bármely olyan része, amely sérti a Rendeletet, kötelező erővel nem bír.
(5) A Társaság nem kötheti szerződés megkötését, teljesítését olyan személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulás megadásához, amelyek nem szükségesek a szerződés teljesítéséhez.
(6) A hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerű módon kell lehetővé tenni, mint annak megadását.
(7) Ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.
(8) A Társaság a 2. számú melléklet szerinti általános adatkezelési tájékoztatóját a honlapján a láblécben elérhetővé teszi az érintettek számára. E tájékoztató célja, hogy az érintetteket e nyilvánosan is elérhető formában az adatkezelés megkezdése előtt és annak folyamán is egyértelműen és részletesen tájékoztassa az adataik kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő az Infotv. 6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Ezen adatkezelési tájékoztatót a legfontosabb adatkezelési lépések mindegyikénél külön linkkel jelölve megismerhetővé kell tenni (például egy regisztráció esetében a regisztráció előtt, a regisztráció folyamatánál, stb.). E tájékoztató eléehetőségéről az érintetteket tájékoztatni kell.
(9) A jogi kötelezettség teljesítése jogcímén alapuló adatkezelés az érintett hozzájárulásától független, mivel az adatkezelést törvény határozta meg. Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt ezesetben közölni kell, hogy az adatkezelés kötelező, továbbá az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a rá vonatkozó jogi kötelezettség alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Kötelező adatkezelés esetén a tájékoztatás megtörténhet az előbbi információkat tartalmazó jogszabályi rendelkezésekre való utalás nyilvánosságra hozatalával is.